جعفر عباسپور، رئیس مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی وزارت امور اقتصادی و دارایی، در گفتگو با شادا نحوه عملیاتیسازی برنامه اصلاح نظام اداری، تقسیم کار میان واحدهای وزارتخانه، سازوکار برگزاری جلسات، پایش اقدامات و تعامل با سازمان اداری و استخدامی کشور را تشریح کرد.
سؤال: مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی چه نقشی در اجرای برنامه اصلاح نظام اداری دارد؟
مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی، متولی اصلی اجرای بخش عمدهای از اقدامات برنامه اصلاح نظام اداری در ستاد وزارت امور اقتصادی و دارایی است. بخش قابلتوجهی از برنامهها، بهویژه در حوزه اصلاح ساختار سازمانی، مدیریت سرمایه انسانی، بازطراحی مشاغل، توسعه شایستگی مدیران، استانداردسازی خدمات و بهبود فرایندها، مستقیماً با مسئولیت این مرکز اجرا میشود.
وظیفه دوم مرکز، راهبری، هماهنگی و پیگیری سایر اقدامات برنامه است؛ یعنی اقداماتی که اجرای تخصصی آنها بر عهده معاونتها، مراکز، ادارات کل و سایر واحدهای وزارتخانه قرار گرفته است. در این بخش، مرکز نوسازی میان واحدهای متولی، مجری و همکار هماهنگی ایجاد میکند، زمانبندی اقدامات را مورد پیگیری قرار میدهد، جلسات کارشناسی و مدیریتی را برگزار میکند، موانع اجرایی را شناسایی و برای رفع آنها اقدام میکند و گزارش پیشرفت برنامه را در اختیار سطوح مدیریتی قرار میدهد.
این مرکز همچنین رابط اصلی وزارت امور اقتصادی و دارایی با سازمان اداری و استخدامی کشور در موضوع برنامه اصلاح نظام اداری است. دریافت و بررسی بخشنامهها و دستورالعملها، طرح ابهامات اجرایی، هماهنگی برای برگزاری میزهای تخصصی، ارائه گزارش پیشرفت و انتقال نتایج جلسات به واحدهای مسئول وزارتخانه از جمله وظایف مرکز در این زمینه است.
بنابراین، مرکز نوسازی از یکسو مجری مستقیم بخش مهمی از برنامه است و از سوی دیگر، نقش دفتر مدیریت پروژه و هماهنگکننده اجرای تمامی شش محور را در ستاد وزارتخانه بر عهده دارد.
هدف ما این است که برنامه اصلاح نظام اداری از سطح یک سند ابلاغی خارج شود و به مجموعهای از اقدامات مشخص، زمانبندیشده، قابلاندازهگیری و قابلپیگیری تبدیل شود.
سؤال: برنامه ابلاغی سازمان اداری و استخدامی کشور چگونه به برنامه عملیاتی وزارت امور اقتصادی و دارایی تبدیل شد؟
پس از ابلاغ برنامه اصلاح نظام اداری دولت چهاردهم، مفاد برنامه و اقداماتی که در هر یک از شش محور تعیین شده بود، بهصورت کارشناسی مورد بررسی قرار گرفت.
در مرحله بعد، جلسات متعددی با واحدهای تخصصی وزارتخانه، دستگاههای تابعه، مؤسسات وابسته و نمایندگان سازمان اداری و استخدامی کشور برگزار شد تا اقدامات متناسب با مأموریتها، ساختار و شرایط وزارت امور اقتصادی و دارایی تعیین شود.
برنامه عملیاتی وزارتخانه پس از جمعبندی دیدگاههای کارشناسی، بررسی اهداف کمی، تعیین شاخصهای عملکرد و مشخصکردن زمانبندی اقدامات، در میز تخصصی سازمان اداری و استخدامی کشور مطرح و تأیید شد.
این برنامه اکنون مبنای تعامل و ارزیابی عملکرد وزارتخانه قرار دارد و اقدامات آن باید بر اساس اهداف عملکردی و زمانبندی تعیینشده اجرا شود.
فرایند اجرای پروژه نیز شامل تدوین سند برنامه، ابلاغ و اجرای آن، تهیه و ابلاغ برش استانی، راهبری اجرا و پایش عملکرد برنامه است.
سؤال: برای عملیاتیکردن سند برنامه، چه تقسیم کاری میان واحدهای وزارتخانه انجام شده است؟
برای تمامی اقدامات برنامه، واحد متولی، واحد مجری، واحدهای همکار و سایر ذینفعان مشخص شدهاند. همچنین زمانبندی، خروجی مورد انتظار، شاخص عملکرد و مسئولیت هر یک از واحدها تعیین شده است.
در بخش قابلتوجهی از اقدامات، مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی مستقیماً متولی یا مجری است. برای مثال، در موضوعاتی مانند اصلاح ساختار، بازطراحی مشاغل، تدوین و اجرای برنامههای توسعه شایستگی مدیران، استانداردسازی خدمات و بخشی از اقدامات مدیریت عملکرد، مسئولیت اصلی بر عهده این مرکز قرار گرفته است.
در برخی موضوعات دیگر، واحدهای تخصصی وزارتخانه مسئولیت اصلی را بر عهده گرفتهاند. برای نمونه، در محور توسعه دولت هوشمند، مرکز نوآوری اقتصادی، فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی نقش تخصصی و اجرایی دارد. در محور سلامت اداری نیز مرکز بازرسی، پاسخگویی به شکایات و رسیدگی به هیئتهای تخلفات اداری و سایر واحدهای مرتبط، مسئولیتها و اقدامات مشخصی دارند.
در حوزه بهرهوری، مدیریت انرژی، ساختمانها و امور پشتیبانی نیز تقسیم کار میان واحدهای مسئول امور پشتیبانی، بودجه، امور مالی و سایر بخشهای مرتبط انجام شده است.
بنابراین، تقسیم کار برنامه انجام شده و مسئولیت هر اقدام مشخص است. وظیفه مرکز نوسازی این است که ضمن اجرای مستقیم اقدامات مربوط به خود، هماهنگی میان واحدها، پیگیری تعهدات و کنترل پیشرفت کل برنامه را نیز انجام دهد.
سؤال: برای هر اقدام برنامه چه اطلاعاتی مشخص شده است؟
برای اینکه مسئولیتها روشن و امکان پایش دقیق فراهم شود، برای هر اقدام یک شناسه اقدام تدوین شده است.
در این شناسه، عنوان اقدام، محور مرتبط، هدف، واحد متولی، واحد مجری، واحدهای همکار، سایر ذینفعان، زمان شروع و پایان، خروجی مورد انتظار، شاخص عملکرد، مقدار هدف، مستندات مورد نیاز، وضعیت پیشرفت، ریسکها و موانع احتمالی مشخص شدهاند.
این سازوکار موجب شده است هر واحد دقیقاً بداند چه مسئولیتی بر عهده دارد، چه خروجیای باید ارائه کند و در چه زمانی باید اقدام خود را به نتیجه برساند.
اگر اقدامی با تأخیر یا مانع مواجه شود، از طریق شناسه اقدام مشخص خواهد بود که موضوع باید از سوی کدام واحد پیگیری شود، همکاری چه بخشهایی مورد نیاز است و رفع مشکل به تصمیم چه سطحی از مدیریت نیاز دارد.
یکی از آسیبهای برخی برنامههای تحولی در گذشته، کلیبودن مسئولیتها و مشخصنبودن پاسخگوی هر اقدام بود. در این برنامه تلاش شده است هر اقدام دارای متولی، مجری، همکار، زمانبندی، شاخص و خروجی مشخص باشد تا مسئولیتها قابلپیگیری و ارزیابی باشند.
سؤال: اولویتهای عملیاتی مرکز نوسازی در اجرای شش محور برنامه چیست؟
در محور اصلاح ساختار و معماری کلان دولت، موضوعاتی مانند تفکیک وظایف ستادی از وظایف اجرایی و عملیاتی، شناسایی فعالیتهای قابلواگذاری، بازنگری نمودار سازمانی، اصلاح تشکیلات تفصیلی و ثبت ساختار نهایی در سامانه ملی ساختار دنبال میشود.
در اقدامات اجرایی این محور، بازنگری ساختار بر مبنای مأموریتها و خدمات اصلی و همچنین تحقق هدف تعیینشده برای کاهش واحدهای سازمانی مورد توجه قرار گرفته است.
در محور مدیریت سرمایه انسانی، تدوین و اجرای دستورالعمل اختصاصی رفتار حرفهای و اخلاقی کارگزاران نظام، بازطراحی مشاغل اختصاصی، تدوین شناسنامههای شغلی و طراحی دورههای توسعه شایستگی مدیران در دستور کار قرار دارد.
در محور توسعه دولت هوشمند، تمرکز بر همکاری با واحد فناوری اطلاعات برای تدوین برنامه تحول دیجیتال، بازطراحی معماری سازمانی و هوشمندسازی خدمات است.
در محور سلامت اداری، شناسایی گلوگاههای فسادخیز، مدیریت موقعیتهای تعارض منافع و اجرای برنامههای اصلاحی مورد پیگیری قرار میگیرد.
در محور مدیریت عملکرد و بهبود کیفیت خدمات، استانداردسازی خدمات، بهبود و هوشمندسازی فرایندها، محاسبه قیمت تمامشده خدمات و طراحی و اجرای پرداخت مبتنی بر عملکرد دنبال میشود.
در محور بهرهوری نیز بازآرایی فضاهای اداری، مدیریت مصرف انرژی، استفاده از انرژیهای تجدیدپذیر و اجرای برنامههای آموزشی، فرهنگی و ترویجی صرفهجویی در مصرف انرژی مورد توجه قرار گرفته است.
سؤال: تعامل مرکز نوسازی با سازمان اداری و استخدامی کشور چگونه انجام میشود؟
تعامل با سازمان اداری و استخدامی کشور یکی از بخشهای مهم اجرای برنامه است؛ زیرا سیاستگذاری، ابلاغ دستورالعملها و ارزیابی کلان اجرای برنامه از سوی آن سازمان انجام میشود.
مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی، نقطه ارتباطی وزارتخانه با واحدهای مختلف سازمان اداری و استخدامی کشور است. در این ارتباط، موضوعاتی مانند تفسیر مفاد ابلاغیه، تعیین و بازنگری شاخصها، اصلاح برخی هدفگذاریها، بررسی زمانبندی، رفع ابهامات اجرایی و ارائه گزارش پیشرفت مطرح میشود.
در مواردی که یک اقدام نیازمند بررسی تخصصی باشد، جلسات میز تخصصی با حضور نمایندگان سازمان اداری و استخدامی کشور و واحدهای مسئول وزارتخانه برگزار میشود. این جلسات کمک میکند مسائل پیش از آنکه به مانع جدی تبدیل شوند، در سطح کارشناسی بررسی و برای آنها راهحل مناسب تعیین شود.
نتایج جلسات نیز باید مستندسازی شود و پس از تعیین تصمیمات، مسئولیتها و زمانبندی، اجرای مصوبات از سوی مرکز مورد پیگیری قرار گیرد.
رابطبودن میان وزارتخانه و سازمان، به معنای انتقال صرف مکاتبات نیست؛ بلکه باید سیاستها و الزامات سازمان اداری و استخدامی به برنامه اجرایی قابلفهم برای واحدهای وزارتخانه تبدیل شوند و مسائل اجرایی وزارتخانه نیز بهصورت روشن، مستند و قابلتصمیم در اختیار سازمان قرار گیرند.
سؤال: جلسات مرتبط با برنامه چگونه برگزار و مدیریت میشوند؟
جلسات مرتبط با اجرای برنامه در چند سطح طراحی و برگزار میشوند.
در سطح کارشناسی، جلسات بهصورت هفتگی با حضور بنده، اعضای تیم مدیریت پروژه مرکز نوسازی و حسب موضوع، نمایندگان واحدهای متولی، مجری و همکار برگزار میشود. برای مدیریت و پیگیری برنامه، تیم مشخصی در مرکز پیشبینی شده است که مسئولیت جمعآوری اطلاعات، بررسی وضعیت اقدامات، تهیه گزارشها، پیگیری مصوبات و هماهنگی جلسات را بر عهده دارد.
در این جلسات هفتگی، جزئیات هر اقدام، میزان پیشرفت، مستندات ارائهشده، انحراف از زمانبندی، موانع اجرایی و همکاریهای مورد نیاز بررسی میشود. همچنین، اقداماتی که نیازمند تصمیم مدیریتی هستند، برای طرح در سطوح بالاتر آماده میشوند.
هدف این است که مسائل برنامه بهصورت مستمر و پیش از تبدیلشدن به مشکلات جدی شناسایی و پیگیری شوند. برگزاری جلسات هفتگی کمک میکند فاصله میان گزارشدهیها طولانی نشود و واحدها نسبت به اجرای تعهدات خود پاسخگو باشند.
در سطح معاونت توسعه مدیریت و منابع، کمیته مدیریت پروژه بهصورت ماهانه برگزار میشود. در این جلسه، وضعیت کلی اقدامات، انحرافها، ریسکهای اجرایی، نیازهای مالی و پشتیبانی و تصمیمات مورد نیاز بررسی میشود.
در سطح مقام عالی وزارت نیز کمیته مدیریت پروژه هر شش ماه یکبار تشکیل میشود تا گزارش کلان اجرای شش محور، میزان تحقق اهداف، مهمترین ریسکها و موضوعات نیازمند تصمیم وزیر ارائه شود.
شورای راهبری تحول اداری، کمیتههای زیرمجموعه آن و میزهای تخصصی با سازمان اداری و استخدامی کشور نیز مکمل این سازوکار هستند. در سند ابلاغی نیز بر برگزاری مستمر جلسات شورای راهبری تحول اداری و برگزاری دورهای میزهای تخصصی تأکید شده است.
تلاش ما این است که جلسات از حالت گزارشخوانی خارج شوند و هر جلسه با تصمیم مشخص، تعیین مسئول پیگیری و مشخصکردن مهلت اجرای مصوبات پایان یابد.
سؤال: برای پایش پیشرفت اقدامات چه سازوکاری در نظر گرفته شده است؟
پایش برنامه باید بر اساس مستندات، شاخصها و خروجیهای واقعی انجام شود، نه صرفاً گزارشهای توصیفی یا اعلام درصد پیشرفت بدون پشتوانه.
در ابلاغیه برنامه اصلاح نظام اداری، راهاندازی سامانهای برای کنترل و پایش اقدامات پیشبینی شده و سازمان اداری و استخدامی کشور متولی ایجاد و راهاندازی این سامانه است. با راهاندازی سامانه، اطلاعات اقدامات، شاخصها، مستندات و میزان پیشرفت برنامه در بستر تعیینشده ثبت و ارزیابی خواهد شد.
در عین حال، برای اینکه فرایند پایش وزارتخانه به راهاندازی سامانه ملی وابسته نماند، در وزارت امور اقتصادی و دارایی یک سامانه سبک و داخلی نیز وجود دارد. چنانچه سامانه مورد نظر سازمان اداری و استخدامی کشور در زمان مقرر راهاندازی نشود یا تا آن زمان امکان استفاده کامل از آن فراهم نباشد، از ظرفیت سامانه داخلی وزارتخانه برای ثبت اطلاعات، کنترل اقدامات و تهیه گزارشهای مدیریتی استفاده خواهیم کرد.
علاوه بر سامانه، مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی فرم اختصاصی پایش برنامه را طراحی کرده است. تمامی اقدامات برنامه بر اساس این فرم بهصورت هفتگی بررسی میشوند و واحدهای مسئول باید آخرین وضعیت پیشرفت، مستندات، موانع و اقدامات بعدی خود را اعلام کنند.
در جلسات هفتگی تیم مدیریت پروژه، میزان پیشرفت برنامهای و واقعی هر اقدام با یکدیگر مقایسه میشود. اقداماتی که مطابق برنامه پیش میروند، اقداماتی که در معرض تأخیر قرار دارند و اقداماتی که با مانع جدی مواجه شدهاند، بهصورت مجزا شناسایی میشوند.
برای اقدامات عقبمانده، برنامه جبرانی تعریف میشود و اگر مانع در سطح واحد اجرایی قابلحل نباشد، موضوع به کمیته مدیریت پروژه در سطح معاون توسعه مدیریت و منابع و در صورت نیاز، به سطح وزیر ارجاع خواهد شد.
سامانه و داشبورد مدیریتی باید این امکان را فراهم کنند که مدیران در یک نگاه، وضعیت شش محور، میزان تحقق شاخصها، اقدامات بحرانی، مصوبات اجرانشده و تصمیمات مورد نیاز را مشاهده کنند.
بنابراین، نظام پایش برنامه بر سه پایه استوار است: سامانه پایش، فرمهای مستند و جلسات منظم هفتگی و مدیریتی.
هدف از این سازوکار، مچگیری یا صرفاً تولید گزارش نیست؛ بلکه میخواهیم انحرافها در کوتاهترین زمان شناسایی شوند و پیش از آنکه تأخیرها غیرقابلجبران شوند، تصمیم مناسب اتخاذ شود.
سؤال: مستندسازی در اجرای برنامه چه اهمیتی دارد؟
در برنامهای با این گستردگی، مستندسازی از اهمیت ویژهای برخوردار است. اگر جلسات، تصمیمات، مسئولیتها، میزان پیشرفت و موانع اجرای اقدامات بهصورت منظم ثبت نشوند، امکان ارزیابی دقیق، پاسخگویی و انتقال تجربه فراهم نخواهد شد.
برای هر جلسه، دستور جلسه، تصمیمات اتخاذشده، واحد یا فرد مسئول پیگیری و مهلت اجرای مصوبات مشخص و ثبت میشود. پس از برگزاری جلسه نیز اجرای مصوبات از سوی تیم مدیریت پروژه مرکز پیگیری خواهد شد.
همچنین، مستندات مرتبط با هر اقدام، از جمله مکاتبات، صورتجلسات، گزارشها، مصوبات، خروجیها و شواهد تحقق شاخصها، در پرونده همان اقدام نگهداری میشود. اعلام درصد پیشرفت بدون ارائه مستندات کافی، نمیتواند مبنای ارزیابی دقیق برنامه قرار گیرد.
ثبت تجربهها و درسآموختهها نیز بسیار مهم است. ممکن است یک واحد در اجرای هوشمندسازی خدمات، اصلاح فرایند، بازطراحی ساختار یا مدیریت تعارض منافع به راهحل مؤثری دست پیدا کند. این تجربه نباید فقط در همان واحد باقی بماند و لازم است برای استفاده سایر واحدها ثبت و منتشر شود.
در سند برنامه نیز بر ثبت و بهاشتراکگذاری دانش، تجربهها، درسآموختهها، ایدهها و اقدامات شاخص دستگاه در مسیر اجرای برنامه تأکید شده است.
مستندسازی مناسب علاوه بر کمک به مدیریت داخلی برنامه، موجب میشود در ارزیابیهای سازمان اداری و استخدامی کشور نیز بتوانیم تصویری دقیق، مستدل و قابلاتکا از عملکرد وزارتخانه ارائه کنیم.
سؤال: مشارکت مدیران و کارکنان چه نقشی در اجرای موفق برنامه دارد؟
اگر برنامه اصلاح نظام اداری صرفاً در سطح مکاتبات، بخشنامهها و جلسات ستادی باقی بماند، به نتیجه مطلوب نخواهد رسید. اجرای واقعی برنامه به مشارکت مدیران، کارشناسان و کارکنانی نیاز دارد که بهصورت روزمره با ساختارها، مشاغل، فرایندها و خدمات وزارتخانه در ارتباط هستند.
مدیران و کارکنان باید بدانند هر اقدام چه ارتباطی با مأموریت، شغل و فرایند کاری آنان دارد. اصلاح ساختار بدون مشارکت واحدهای تخصصی، بازطراحی مشاغل بدون گفتوگو با شاغلان و صاحبان مشاغل و استانداردسازی خدمات بدون حضور صاحبان فرایند و دریافتکنندگان خدمت، امکانپذیر نیست.
به همین دلیل، در تدوین و اجرای اقدامات از ظرفیت مدیران، کارشناسان، واحدهای استانی و دستگاههای تابعه استفاده شده و این مشارکت در مراحل بعدی اجرای برنامه نیز ادامه خواهد داشت.
ما همچنین نیازمند دریافت پیشنهادهای اصلاحی کارکنان هستیم. افرادی که بهصورت روزمره با فرایندها و خدمات درگیر هستند، بسیاری از موازیکاریها، فعالیتهای زائد، گلوگاهها و ظرفیتهای بهبود را بهتر از دیگران میشناسند.
بنابراین، برنامه اصلاح نظام اداری نباید صرفاً بهصورت از بالا به پایین اجرا شود. سیاستها و جهتگیریهای کلان در سطح دولت و وزارتخانه تعیین شدهاند، اما طراحی راهحلهای اجرایی و پایدار، بدون مشارکت واقعی مدیران و کارکنان امکانپذیر نخواهد بود.
نقش مدیران نیز در این زمینه بسیار مهم است. هر مدیر باید اجرای اقدامات مرتبط با حوزه خود را یکی از مسئولیتهای اصلی مدیریتی بداند و از واحدهای زیرمجموعه برای تحقق اهداف، ارائه مستندات و رفع موانع حمایت کند.
سؤال: تبیین، آموزش و فرهنگسازی برنامه چگونه دنبال میشود؟
اجرای موفق برنامه نیازمند آن است که مدیران و کارکنان با اهداف، منطق، الزامات و اقدامات آن آشنا شوند. اگر افراد صرفاً نام شش محور را بدانند، اما درک نکنند هر محور در عمل چه تغییری در وظایف، فرایندها و خدمات ایجاد میکند، فرهنگسازی واقعی شکل نخواهد گرفت.
برای این منظور، اقداماتی مانند انتشار اخبار و گزارشهای برنامه در پورتال وزارتخانه، تولید محتوای آموزشی و تبیینی، تهیه اینفوگرافیک و کلیپ، برگزاری نشستها، مصاحبهها، دورههای آموزشی و کارگاههای تخصصی مورد توجه قرار گرفته است.
محتوای آموزشی باید متناسب با مخاطبان مختلف طراحی شود. مدیران ارشد باید با الزامات سیاستی، اهداف کمی و مسئولیتهای مدیریتی خود آشنا شوند. مجریان هر محور به آموزشهای تخصصی و عملیاتی نیاز دارند و کارکنان نیز باید بدانند تغییرات برنامه چه تأثیری بر وظایف و محیط کاری آنان خواهد داشت.
در گزارش اقدامات انجامشده نیز به اطلاعرسانی از طریق پورتال، انتشار اخبار جلسات، پخش کلیپ در رویدادها و تهیه اینفوگرافیک در حوزه شش محور برنامه اشاره شده است.
فرهنگسازی به این معنا نیست که فقط مطالبی درباره برنامه منتشر شود؛ بلکه باید گفتوگویی سازمانی شکل بگیرد و کارکنان بتوانند پرسشها، نگرانیها و پیشنهادهای خود را مطرح کنند.
هدف این است که هر مدیر و کارمند بداند برنامه اصلاح نظام اداری چه ارتباطی با مسئولیت او دارد، چه انتظاری از واحد او وجود دارد و چگونه میتواند در اجرای موفق برنامه نقشآفرینی کند.
سؤال: مهمترین چالشهای اجرایی برنامه چیست؟
یکی از مهمترین چالشها، گستردگی و تنوع خانواده وزارت امور اقتصادی و دارایی است. ستاد وزارتخانه، واحدهای استانی، سازمانهای تابعه، مؤسسات وابسته، بانکها، شرکتهای بیمه و سایر مجموعههای وابسته، هرکدام دارای مأموریت، ساختار و شرایط متفاوتی هستند. به همین دلیل، نمیتوان یک روش اجرایی کاملاً یکسان را برای همه مجموعهها به کار گرفت.
چالش دوم، هماهنگی میان واحدهایی است که باید بهصورت مشترک یک اقدام را اجرا کنند. ممکن است مسئولیت اصلی یک اقدام بر عهده یک واحد باشد، اما تحقق نتیجه به همکاری چند واحد دیگر وابسته باشد. اگر این همکاری در زمان مناسب انجام نشود، اقدام با تأخیر مواجه خواهد شد.
تأمین منابع مالی، دسترسی به دادههای دقیق و بهروز، همزمانی برنامه با سایر تکالیف قانونی و جاری دستگاه، تغییر برخی دستورالعملها و همچنین مقاومت طبیعی در برابر تغییر، از دیگر چالشهای اجرایی است.
در برخی موارد نیز اجرای یک اقدام وابسته به ابلاغ چارچوب یا راهاندازی سامانهای از سوی دستگاههای خارج از وزارتخانه است. در چنین شرایطی باید ضمن پیگیری موضوع از مرجع مربوط، راهکارهای موقت داخلی را نیز پیشبینی کنیم تا روند اجرای برنامه متوقف نشود.
برای مدیریت این چالشها، ریسکهای هر اقدام در شناسه مربوط ثبت شدهاند و مسئول پیگیری هر ریسک نیز مشخص میشود. موضوعات باید در جلسات هفتگی شناسایی شوند و اگر در سطح کارشناسی قابلحل نبودند، به کمیته مدیریت پروژه در سطح معاون توسعه مدیریت و منابع و در صورت لزوم به سطح وزیر ارجاع شوند.
شفافیت در تقسیم کار، برگزاری منظم جلسات، گزارشدهی مستند، پیگیری مصوبات و حمایت مدیران ارشد میتواند بخش مهمی از موانع اجرای برنامه را کاهش دهد.
سؤال: تا پایان اجرای برنامه چه نتایجی باید در ستاد وزارتخانه مشاهده شود؟
انتظار داریم در پایان برنامه، ساختار ستاد وزارتخانه با مأموریتها و خدمات اصلی آن هماهنگتر شده باشد و موازیکاریها، فعالیتهای زائد و سطوح غیرضروری کاهش یافته باشند.
وظایف سیاستگذاری، نظارتی و اجرایی باید از یکدیگر تفکیک شوند و فعالیتهایی که قابلیت انتقال به واحدهای استانی یا واگذاری به بخش غیردولتی دارند، تعیین تکلیف شده باشند.
در حوزه سرمایه انسانی، مشاغل اختصاصی و شناسنامههای شغلی باید بازطراحی شوند و وظایف، مسئولیتها و شایستگیهای مورد نیاز هر شغل بهصورت روشن مشخص شده باشد. همچنین، نظام توسعه مدیران باید بر اساس الگوی شایستگی و نیازهای واقعی سازمان شکل گرفته باشد.
در حوزه دولت هوشمند، خدمات و فرایندها باید الکترونیکیتر، هوشمندتر و مبتنی بر تبادل داده شده باشند. هدف این است که از ایجاد سامانههای جزیرهای جلوگیری شود و فناوری به کاهش زمان، هزینه و پیچیدگی فرایندها کمک کند.
در حوزه سلامت اداری نیز باید گلوگاههای فسادخیز و موقعیتهای تعارض منافع شناسایی شده و برای رفع یا مدیریت آنها، اقدامات مشخص و قابلاندازهگیری اجرا شده باشد.
در محور مدیریت عملکرد، انتظار داریم ارزیابیها از تکمیل فرم و گزارش فعالیت فاصله بگیرند و به نتایج، شاخصهای عملکرد و کیفیت خدمات متصل شوند. استانداردسازی خدمات، بهبود فرایندها، محاسبه قیمت تمامشده و پرداخت مبتنی بر عملکرد نیز باید وارد مرحله اجرایی شده باشند.
در حوزه بهرهوری نیز باید آثار اقدامات در استفاده بهتر از ساختمانها و فضاهای اداری، کاهش مصرف انرژی، استفاده از انرژیهای تجدیدپذیر و مدیریت مؤثرتر منابع قابل مشاهده باشد.
در نهایت، موفقیت ما با تعداد جلسات، مکاتبات و گزارشها سنجیده نمیشود؛ بلکه باید بتوانیم نشان دهیم اجرای برنامه به تغییر واقعی در ساختار، مشاغل، فرایندها، رفتار سازمانی، کیفیت خدمات و نحوه استفاده از منابع منجر شده است.
سؤال پایانی: پیام شما به مدیران و کارکنان ستاد وزارت امور اقتصادی و دارایی چیست؟
برنامه اصلاح نظام اداری فرصتی است تا مسائل و مشکلاتی را که طی سالها در ساختارها، مشاغل، فرایندها و شیوههای کاری شکل گرفتهاند، بهصورت منظم، کارشناسی و مبتنی بر برنامه اصلاح کنیم.
این برنامه متعلق به مرکز نوسازی اداری و توسعه سرمایه انسانی نیست؛ بلکه همه معاونتها، مراکز، ادارات کل، مدیران، کارشناسان و کارکنان در اجرای آن مسئولیت دارند.
از همکاران درخواست میکنم این برنامه را صرفاً یک تکلیف ابلاغی، مجموعهای از فرمها یا موضوعی برای تهیه گزارش تلقی نکنند. هر یک از اقدامات برنامه میتواند فرصتی برای حل یک مسئله واقعی، حذف یک فرایند زائد، کاهش یک موازیکاری، افزایش شفافیت یا بهبود کیفیت یک خدمت باشد.
طبیعی است که هر تغییری با پرسشها و نگرانیهایی همراه باشد. رویکرد مرکز نوسازی این است که با واحدها گفتوگو کند، دیدگاههای کارشناسی را بشنود، ابهامات را پیگیری کند و راهحلهایی متناسب با شرایط واقعی وزارتخانه ارائه دهد.
مرکز نوسازی تلاش میکند در کنار واحدهای اجرایی باشد، هماهنگی لازم را با سازمان اداری و استخدامی کشور انجام دهد، موانع را در سطوح مدیریتی مطرح کند و گزارش دقیقی از پیشرفت اقدامات ارائه دهد.
انتظار ما از مدیران این است که اجرای اقدامات مربوط به حوزه خود را در اولویت قرار دهند، نمایندگان توانمند و پاسخگو معرفی کنند و زمینه همکاری واحدهای زیرمجموعه را فراهم آورند.
از کارکنان نیز انتظار داریم با ارائه پیشنهادهای اصلاحی، انتقال تجربهها، مشارکت در بازطراحی فرایندها و مشاغل و همراهی با برنامههای آموزشی، در این تحول نقشآفرینی کنند.
امیدواریم با مشارکت همه همکاران، برنامه اصلاح نظام اداری به یک تجربه موفق در وزارت امور اقتصادی و دارایی تبدیل شود و نتیجه آن در افزایش کارآمدی سازمان، بهبود محیط کاری، ارتقای کیفیت خدمات و افزایش رضایت ذینفعان نمایان باشد.